• Telefon
  • Instagram
  • Facebook

COMPARTIMENTE

​ ACHIZIȚII PUBLICE, INVESTIȚII ȘI RELAȚII PUBLICE

Autorizații de construire


Acte necesare eliberării autorizaților de construire: În conformitate cu prevederile Legii 50/1991 republicată, documentațiile pentru obținerea autorizațiilor de construire vor fi depuse obligatoriu în două exemplare originale sau legalizate (ştampile, extrase carte funciară, acorduri notariale, expertize).
Documentațiile pentru emiterea Autorizațiilor de Construire vor fi primite numai dacă sunt îndeplinite condițiile legale şi numai dacă documentațiile anexate sunt prezentate în urmatoarea ordine:

  • Cererea pentru Autorizația de construire (copie dupa buletin/carte de identitate sau certificat de înregistrare fiscala – dupa caz)
  • Anexă la cerere;
  • Dovada achitării taxelor de autorizare;
  • Dovada O.A.R.
  • Certificat de urbanism;
  • Breviar de calcul al indicilor urbanistici. (conf.Ordonanței nr.27/2008 pentru modificarea şi complectarea Legii 350/2001 privind amenajarea teritoriului şi urbanismul)
  • Extras C.F. actualizat ;
  • Acorduri notariale, contracte de închiriere;
  • H.C.L. pentru aprobarea PUD, PUZ, Aviz Comisie de Urbanism (dacă este cazul);
  • Avize şi acorduri de la regii şi alte instituții abilitate;
  • Contract de salubritate;
  • Referate verificatorii de proiecte;
  • Expertiză tehnică sau acord proiectant inițial (dacă este cazul);
  • Studiu geotehnic;
  • Deviz lucrări;
  • Foaie de capăt proiect;
  • Listă semnături proiect;
  • Borderou proiect;
  • Documentație proiect:

  • piese scrise:
  • Memorii pe specialități: arhitectura, structură, instalații;
  • Documentație proiect:

  • piese desenate:
  • plan încadrare în teritoriu;
  • plan reglementări PUZ, PUD (după caz);
  • plan de situația vizat de OCPI;
  • planşe proiect A.C.;
  • planşe scheme instalații;
  • plan organizare şantier
Pe planul de situatie din dosarul pentru Autorizatia de Construire se vor nota urmatorii indicatori:
  • S.TEREN
  • S.CONSTRUCȚIE EXISTENTĂ
  • S.CONSTRUCȚIE PROPUSĂ
  • S.DESFAŞURATĂ : EXISTENTĂ
  • S.DESFAŞURATĂ : PROPUSĂ
  • S.UTILĂ : EXISTENTĂ
  • S.UTILĂ : PROPUSĂ
  • POT : EXISTENT
  • POT : PROPUS
  • REGIMUL DE ÎNĂLȚIME : EXISTENT
  • REGIMUL DE ÎNĂLȚIME : PROPUS
  • NR.LOCUINȚELOR INDIVIDUALE SAU COLECTIVE: EXISTENTE
  • NR.LOCUINȚELOR INDIVIDUALE SAU COLECTIVE: PROPUSE
  • NR.LOCURILOR DE PARCARE AUTO DIN INCINTĂ: EXISTENTE
  • NR.LOCURILOR DE PARCARE AUTO DIN INCINTĂ: PROPUSE
  • NR.DE GARAJE AUTO: EXISTENTE
  • NR.DE GARAJE AUTO: PROPUSE
  • BILANȚ TERITORIAL – SPAłII VERZI, TROTUARE
  • ÎNĂLȚIMEA MAXIMĂ LA CORNIŞĂ FAȚĂ DE COTA TERENULUI AMENAJAT (TROTUARUL DE PROTECȚIE AL CLĂDIRII)
  • ÎNALȚIMEA MAXIMĂ LA COAMA PROPUS
  • CUT: EXISTENT
  • CUT: PROPUS
  • CATEGORIA DE IMPORTANłĂ A LUCRĂRII
  • ZONA SEISMICĂ




Certificat de Urbanism


Documente necesare emiterii Certificatului de Urbanism: Conform prevederilor art. (19) din Ordinul nr. 839/2009, actele necesare pentru întocmirea documentației care stă la baza emiterii Certificatului de Urbanism sunt următoarele:

  • cerere tip conform formularului F1 din Anexa I, Ordin nr. 839/2009– elemente de identificare solicitant ( nume, adresă, CNP ) / reprezentant / mandatar proprietar;
– elemente de identificare imobil ( construcţie sau teren ) pentru care se solicită certificat ( localitate, stradă, nr. cadastral, nr. Carte funciară ); – elemente care definesc scopul solicitării.
  • planuri cadastrale / topografice, impreună cu inventarul de coordonate ( întocmite şi semnate de topograf autorizat ), cu evidenţierea imobiliară in cauză astfel:
– plan de incadrare in zonă la una din scările 1:10.000, 1:5.000, după caz - plan de amplasament si delimitare a imobilului cu viza Oficiului de Cadastru şi Publicitate Imobiliară:
  • extras de Carte Funciară– actualizat ;
  • taxă pentru emiterea certificatului de urbanism.
În funcție de complexitatea temei de proiectare, pentru detalierea propunerii, respectiv încadrarea în prevederile regulamentului local de urbanism, sau a specificului zonei, se pot prezenta:
  • memoriu tehnic ( întocmit de proiectant ) – în care se va prezenta, pe scurt:
– situaţia juridică a imobilului ( tipul proprietăţii, nr. proprietari ) – date privind imobilul in cauză ( suprafaţă, număr de construcţii existente, POT existent, CUT existent ) şi descrierea propunerii in corelare cu scopul emiterii certificatului de urbanism completat in cererea-tip, pentru lucrări de construire care se încadrează în prevederile art. (3) din Legea 50/1991, însoțit de plan de situație propus.
  • în cazul în care se solicită construirea unui imobil nou cu altă destinație decât cele învecinate, propunerea se va analiza din perspectiva aplicării prevederilor art. (27) alin. 1) lit c) si alin. 3) din Ordinul 839/2009, care prevede solicitarea acordului vecinilor în cazurile în care funcţionalitatea noii construcţii este incompatibilă cu caracterul şi funcţionalitatea zonei în care urmează să se integreze; în acest sens, se vor prezenta la documentație și extrase CF ale clădirilor învecinate;
  • pentru intervenții asupra construcţiilor existente, respectiv lucrări de extindere, mansardare, desfiinţări parţiale, cât și pentru construcţii noi propuse, se va prezenta planul de situaţie propus – întocmit de proiectant ( in relaţie cu vecinătatea stânga / dreapta parcelei aflate in studiu );
  • pentru inchidere balcoane / logii, amplasare firme, reclame etc. – fotografii faţade situaţie existentă
  • pentru comasări/dezlipire(operațiuni notariale)- planuri cu propunerea după comasare / dezlipire intocmite de topograf autorizat;





ARHIVĂ ȘI BIBLIOTECĂ

Arhivă


Activități principale: • întocmește și ține la zi registrul general de intrare- ieșire al instituției;
• înregistrează corespondența primită prin fax, e-mail sau poștă și o înaintează către primar în vederea repartizării către compartimentele de specialitate și le predă salariaților pe bază de semnătură sau/și în format electronic prin intermediul programului de registratură electronică;
• expediază corespondența prin poștă, întocmește borderoul de predare primire și ține evidența confirmărilor de primire înapoiate;
• redactează lucrări de secretariat ale Consiliului local al Comunei Matca, Primar, Primărie;
• efectuează copii ale documentelor cu aparatul xerox;
• asigură preluarea apelurilor telefonice, a notelor telefonice și transmiterea întocmai a mesajelor recepționate;
• întocmește nomenclatorul arhivistic;
• răspunde de inventarierea, păstrarea şi evidenţa documentelor arhivate;
• verifică şi preia de la compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite;
• întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozit; asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă;
• cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
• pune la dispoziţie, pe bază de semnatură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
• organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale; menţine ordinea şi asigură curaţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii instituţiei dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace PSI, s.a.), informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
• pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
• pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, vederea predării la Arhivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale;
• la preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun;
• ţine evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă în registrul de evidenţă curentă;
• ordonează documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului şi le inventariază;




Bibliotecă


Activități și operațiuni specifice care se desfășoară la nivelul compartimentului sunt următoarele: • achiziţionează pentru completarea colecţiilor bibliotecii cu lucrări din producţia editorială curentă şi retrospectivă, prin achiziţii, donaţii, transfer, abonamente, sponsorizări şi alte surse;
• prelucrează colecţiile bibliotecii şi le organizează pe destinaţii: împrumut la domiciliu, sala de lectură, de referinţă, şi care fac parte din patrimoniul cultural naţional, dacă este cazul;
• organizează şi menţine actualitatea informaţională a cataloagelor bibliotecii: sistematic, alfabetic şi după caz, a celor tematice, de scriitori, de personalităţi locale, etc.
• întocmeşte periodic evidenţa globală şi individuală a publicaţiilor, prin completarea registrului de mişcare a fondului şi a registrului inventar şi statistica oficială anuală;
• realizează evidenţa zilnică a cititorilor, cărţilor difuzate şi a altor activităţi pe formulare tipizate;
• elaborează bibliografii tematice sau liste bibliografice la cerere sau din proprie iniţiativă pentru sprijinirea procesului de învăţământ, cercetare şi producţie;
• ia măsuri pentru integritatea fondului de publicaţii şi recuperarea valorică a lucrărilor distruse sau nerestituite de cititori;
• întocmeşte programe anuale de activitate care se aprobă de consiliul local şi se avizează de biblioteca judeţeană;
• răspunde de buna funcţionare a bibliotecii şi administrarea fondului de publicaţii, de realizarea obiectivelor înscrise în programele de activitate;
• participă la formele organizate în plan judeţean şi naţional de perfecţionare profesională şi de instruire;
• reprezintă biblioteca numai în limitele stabilite prin fişa postului, respectiv în relaţiile oficiale profesionale cu instituţii şi alte autorităţi publice, cu asociaţia profesională a bibliotecarilor cu alte orgabizaţii, cu cititorii şi cu alte persoane fizice şi juridice interesate în dezvoltarea serviciilor de lectură, studiu, informare, documentare, în dezvoltarea şi valorificarea colecţiilor bibliotecii;
• semnează şi după caz, ştampilează documentele oficiale pe care le întocmeşte în numele bibliotecii, în relaţiile cu cititorii şi cu alte instituţii;
• îndeplinește orice alte atribuții stabilite de către primar verbal, prin e-mail sau dispoziție.





URBANISM, AMENAJAREA TERENULUI

Autorizații de construire


Acte necesare eliberării autorizaților de construire: În conformitate cu prevederile Legii 50/1991 republicată, documentațiile pentru obținerea autorizațiilor de construire vor fi depuse obligatoriu în două exemplare originale sau legalizate (ştampile, extrase carte funciară, acorduri notariale, expertize).
Documentațiile pentru emiterea Autorizațiilor de Construire vor fi primite numai dacă sunt îndeplinite condițiile legale şi numai dacă documentațiile anexate sunt prezentate în urmatoarea ordine:

  • Cererea pentru Autorizația de construire (copie dupa buletin/carte de identitate sau certificat de înregistrare fiscala – dupa caz)
  • Anexă la cerere;
  • Dovada achitării taxelor de autorizare;
  • Dovada O.A.R.
  • Certificat de urbanism;
  • Breviar de calcul al indicilor urbanistici. (conf.Ordonanței nr.27/2008 pentru modificarea şi complectarea Legii 350/2001 privind amenajarea teritoriului şi urbanismul)
  • Extras C.F. actualizat ;
  • Acorduri notariale, contracte de închiriere;
  • H.C.L. pentru aprobarea PUD, PUZ, Aviz Comisie de Urbanism (dacă este cazul);
  • Avize şi acorduri de la regii şi alte instituții abilitate;
  • Contract de salubritate;
  • Referate verificatorii de proiecte;
  • Expertiză tehnică sau acord proiectant inițial (dacă este cazul);
  • Studiu geotehnic;
  • Deviz lucrări;
  • Foaie de capăt proiect;
  • Listă semnături proiect;
  • Borderou proiect;
  • Documentație proiect:

  • piese scrise:
  • Memorii pe specialități: arhitectura, structură, instalații;
  • Documentație proiect:

  • piese desenate:
  • plan încadrare în teritoriu;
  • plan reglementări PUZ, PUD (după caz);
  • plan de situația vizat de OCPI;
  • planşe proiect A.C.;
  • planşe scheme instalații;
  • plan organizare şantier
Pe planul de situatie din dosarul pentru Autorizatia de Construire se vor nota urmatorii indicatori:
  • S.TEREN
  • S.CONSTRUCȚIE EXISTENTĂ
  • S.CONSTRUCȚIE PROPUSĂ
  • S.DESFAŞURATĂ : EXISTENTĂ
  • S.DESFAŞURATĂ : PROPUSĂ
  • S.UTILĂ : EXISTENTĂ
  • S.UTILĂ : PROPUSĂ
  • POT : EXISTENT
  • POT : PROPUS
  • REGIMUL DE ÎNĂLȚIME : EXISTENT
  • REGIMUL DE ÎNĂLȚIME : PROPUS
  • NR.LOCUINȚELOR INDIVIDUALE SAU COLECTIVE: EXISTENTE
  • NR.LOCUINȚELOR INDIVIDUALE SAU COLECTIVE: PROPUSE
  • NR.LOCURILOR DE PARCARE AUTO DIN INCINTĂ: EXISTENTE
  • NR.LOCURILOR DE PARCARE AUTO DIN INCINTĂ: PROPUSE
  • NR.DE GARAJE AUTO: EXISTENTE
  • NR.DE GARAJE AUTO: PROPUSE
  • BILANȚ TERITORIAL – SPAłII VERZI, TROTUARE
  • ÎNĂLȚIMEA MAXIMĂ LA CORNIŞĂ FAȚĂ DE COTA TERENULUI AMENAJAT (TROTUARUL DE PROTECȚIE AL CLĂDIRII)
  • ÎNALȚIMEA MAXIMĂ LA COAMA PROPUS
  • CUT: EXISTENT
  • CUT: PROPUS
  • CATEGORIA DE IMPORTANłĂ A LUCRĂRII
  • ZONA SEISMICĂ




Certificat de Urbanism


Documente necesare emiterii Certificatului de Urbanism: Conform prevederilor art. (19) din Ordinul nr. 839/2009, actele necesare pentru întocmirea documentației care stă la baza emiterii Certificatului de Urbanism sunt următoarele:

  • cerere tip conform formularului F1 din Anexa I, Ordin nr. 839/2009– elemente de identificare solicitant ( nume, adresă, CNP ) / reprezentant / mandatar proprietar;
– elemente de identificare imobil ( construcţie sau teren ) pentru care se solicită certificat ( localitate, stradă, nr. cadastral, nr. Carte funciară ); – elemente care definesc scopul solicitării.
  • planuri cadastrale / topografice, impreună cu inventarul de coordonate ( întocmite şi semnate de topograf autorizat ), cu evidenţierea imobiliară in cauză astfel:
– plan de incadrare in zonă la una din scările 1:10.000, 1:5.000, după caz - plan de amplasament si delimitare a imobilului cu viza Oficiului de Cadastru şi Publicitate Imobiliară:
  • extras de Carte Funciară– actualizat ;
  • taxă pentru emiterea certificatului de urbanism.
În funcție de complexitatea temei de proiectare, pentru detalierea propunerii, respectiv încadrarea în prevederile regulamentului local de urbanism, sau a specificului zonei, se pot prezenta:
  • memoriu tehnic ( întocmit de proiectant ) – în care se va prezenta, pe scurt:
– situaţia juridică a imobilului ( tipul proprietăţii, nr. proprietari ) – date privind imobilul in cauză ( suprafaţă, număr de construcţii existente, POT existent, CUT existent ) şi descrierea propunerii in corelare cu scopul emiterii certificatului de urbanism completat in cererea-tip, pentru lucrări de construire care se încadrează în prevederile art. (3) din Legea 50/1991, însoțit de plan de situație propus.
  • în cazul în care se solicită construirea unui imobil nou cu altă destinație decât cele învecinate, propunerea se va analiza din perspectiva aplicării prevederilor art. (27) alin. 1) lit c) si alin. 3) din Ordinul 839/2009, care prevede solicitarea acordului vecinilor în cazurile în care funcţionalitatea noii construcţii este incompatibilă cu caracterul şi funcţionalitatea zonei în care urmează să se integreze; în acest sens, se vor prezenta la documentație și extrase CF ale clădirilor învecinate;
  • pentru intervenții asupra construcţiilor existente, respectiv lucrări de extindere, mansardare, desfiinţări parţiale, cât și pentru construcţii noi propuse, se va prezenta planul de situaţie propus – întocmit de proiectant ( in relaţie cu vecinătatea stânga / dreapta parcelei aflate in studiu );
  • pentru inchidere balcoane / logii, amplasare firme, reclame etc. – fotografii faţade situaţie existentă
  • pentru comasări/dezlipire(operațiuni notariale)- planuri cu propunerea după comasare / dezlipire intocmite de topograf autorizat;





FINANCIAR CONTABIL

Proiecte fonduri europene nerambursabile


Activitatea acestui compartiment urmărește, în general implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor cu finanțare internațională, al căror beneficiar este Comuna Matca, conform procedurilor stabilite pe baze contractuale. Personalul din cadrul acestui compartiment asigură managementul general, tehnic și financiar al proiectelor cu finanțare internațională, prin intermediul unor echipe de proiect a căror componență este aprobată odată cu semnarea contractului de finanțare nerambursabilă. Implementarea efectivă constă în coordonarea și realizarea activităților prevăzute și aprobate prin proiect, pornind de la pregătirea acțiunilor principale până la activitățile de tip orizontal (evaluare internă, promovare, diseminare). Personalul compartimentului colaborează cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Comunei Matca în vederea derulării procedurilor de achiziții publice de bunuri, servicii și lucrări din cadrul proiectelor, în special prin elaborarea caietelor de sarcini și prin asigurarea îndeplinirii condițiilor specifice contractelor de finanțare nerambursabilă în cazul achizițiilor.




Atribuții specifice


  • întocmirea rapoartelor de activități și a rapoartelor financiare intermediare și finale, însoțite de documentele justificative (contracte cu furnizorii, dosare de achiziții, facturi, ordine de plată, extrase de cont etc.)
  • controlul modului de îndeplinire a diverselor faze impuse de derularea proiectului, conform cerințelor finanțatorului, și urmărirea modului de derulare și încadrare în grafic a activităților prevăzute în proiect
  • întocmirea tuturor documentelor necesare realizării la timp a plăților și a altor operațiuni financiare din acest proiect conform cerințelor impuse de finanțator și conform alocărilor bugetare
  • evaluarea periodică a estimărilor privind fluxurile de numerar și fundamentarea prevederilor bugetare pentru proiectele cu finanțare internațională
  • respectarea prevederilor cu privire la costurile eligibile și neeligibile
  • monitorizarea permanentă a stadiului de execuție și încadrarea în termen a lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor sau de prestare a serviciilor
  • colaborarea permanentă cu Autoritatea de implementare/Organismul Intermediar în privința asistenței tehnice
  • participarea realizării construcțiilor în conformitate cu prevederile contractului, proiectului tehnic, caietelor de sarcini, precum și ale reglementărilor tehnice în vigoare
  • recepția cantitativă și calitativă a lucrărilor pe baza caietelor de sarcini și a documentațiilor
  • recepția bunurilor achiziționate în cadrul proiectelor
  • întocmirea caietelor de sarcini și termenilor de referință în cadrul documentațiilor de atribuire pentru achizițiile publice desfășurate în cadrul proiectelor
  • organizarea seminarelor, întâlnirilor și grupurilor de lucru necesare implementării proiectelor





ADMINISTRATOR PUBLIC

Registrul agricol: activități și operațiuni specifice


  • completează şi ţine la zi datele din registrul agricol, atât pe suport de hârtie cât şi în format electronic;
  • eliberează adeverinţele din registrul agricol;
  • controlează veridicitatea declaraţiilor la registrul agricol;
  • înregistrează contracte de arendă în registrul special deschis pentru înregistrarea acestora şi le operează în registrul agricol;
  • întocmeşte centralizatoare referitoare la numărul gospodăriilor populaţiei, terenurilor din proprietate pe categorii de folosinţă, suprafeţele cultivate şi producţia obţinută, efectivele de animale (din speciile: bovine, porcine, ovine, cabaline) şi familiile de albine, mijloace de transport şi maşini agricole;
  • informează cetăţenii despre obligaţiile ce le revin cu privire la registrul agricol;
  • eliberează atestatele de producător agricol și certificatele de comercializare, pe baza cererii făcute de către producătorii agricoli și a chitanței;
  • exercită atribuţiile privind organizarea aplicării legii fondului funciar, rezultate din calitatea de membru al comisiei;
  • transmite anual Raportul statistic AGR 2A, AGR 2B şi R AGR către Direcţia Regională de Statistică Galați.
  • întocmeşte buletinele statistice de naştere, căsătorie, deces şi le comunică lunar la Direcţia Regională de Statistică Galați.
  • întocmeste, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de nastere, de căsătorie şi de deces şi eliberează certificate doveditoare;
  • înscrie menţiuni, în condiţiile legii, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre;
  • răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare;
  • eliberează extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă;
  • înaintează către Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă Informatizată a Persoanei a buletinelor de identitate şi a cărţilor de identitate ale celor decedaţi.
  • ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor, certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora.
  • atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate.
  • propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor şi îl comunică Serviciului public comunitar judetean de evidenţă a persoanelor Galați.
  • înaintează Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Galați, exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate file din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din exemplarul I.
  • primeşte cererile şi efectuează verificări cu privire la rectificarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate.
  • la solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, rectificarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii.
  • înregistrarea declaraţiilor de naştere, căsătorie, deces, a cererilor, precum şi a întregii corespondenţe se face într-un registru de intrare-ieşire distinct, care aparţine Compartimentului Registru agricol, Stare Civilă, numerotarea actelor făcându-se diferit de restul actelor din primărie.
  • duce la îndeplinire obligatiile privind comunicarea citaţiilor şi actelor de procedură, în condiţiile Codului de procedură civilă;
  • întocmeşte dosarul de divorţ pe cale administrativă şi eliberează certificatul de divorţ, potrivit Metodologiei nr. 2112516/2010 a MAI- Direcţia pentru evidenţa parsoanelor şi administrarea bazelor de date şi eliberează certificatul de divorţ;
  • analizează şi stabileşte valorea practică sau istorică a fiecărei unităţi arhivistice în parte, alături de ceilalţi membrii ai Comisiei de selecţionare a documentelor aparţinând compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Matca,
  • face parte din Comisia pentru probleme de apărare la nivelul comunei Matca;
  • arhivează documentele compartimentului.




Obligații cu privire la Registrul Agricol


Conform prevederilor art.14 din O.G. nr.82/2008 privind registrul agricol, cu modificările și completările ulterioare, persoanele fizice şi juridice sunt obligate să declare, în termenele prevăzute la art. 11, date corecte şi complete, în vederea înscrierii acestora în registrul agricol. Astfel, potrivit art.11 alin.(1) din actul normative anterior invocat, termenele la care persoanele fizice şi juridice au obligaţia să declare datele pentru înscrierea în registrul agricol sunt următoarele: a) între 5 ianuarie şi ultima zi lucrătoare a lunii februarie, pentru datele anuale privind membrii gospodăriei, terenul aflat în proprietate/folosinţă, clădirile şi mijloacele de transport cu tracţiune animală şi mecanică, maşinile, utilajele şi instalaţiile pentru agricultură şi silvicultură, efectivele de animale existente în gospodărie/unitatea cu personalitate juridică la începutul fiecărui an, precum şi modificările intervenite în cursul anului precedent în efectivele de animale pe care le deţin, ca urmare a vânzării-cumpărării, a produşilor obţinuţi, a morţii sau a sacrificării animalelor ori a altor intrări-ieşiri; b) între 1 şi ultima zi lucrătoare a lunii mai, pentru datele privind categoria de folosinţă a terenului, suprafeţele cultivate, numărul pomilor în anul agricol respectiv; c) persoanele fizice şi juridice au obligaţia să declare date, pentru a fi înscrise în registrul agricol, şi în afara termenelor prevăzute la lit. a) şi b), în termen de 30 de zile de la apariţia oricărei modificări. (2) În cazul în care persoanele fizice sau cele juridice nu fac declaraţiile la termenele prevăzute la alin. (1), se consideră că nu au intervenit niciun fel de modificări, fapt pentru care în registrul agricol se reportează din oficiu datele din anul precedent, cu menţiunea "report din oficiu" la rubrica "semnătura declarantului". (3) Modelele declaraţiilor privind înregistrarea/modificarea datelor în registrul agricol, precum şi a notelor de constatare întocmite de persoanele prevăzute la art. 9 alin. (1), cu prilejul verificărilor privind situaţia reală, se stabilesc prin normele tehnice privind modul de completare a registrului agricol. (4) Atât în cazul clădirilor, cât şi al terenurilor, dacă se constată diferenţe între suprafeţele înscrise în actele de proprietate şi situaţia reală rezultată din măsurătorile executate în condiţiile Legii nr. 7/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în registrele agricole se înscriu suprafeţele care corespund realităţii, dovedite prin lucrări tehnice de cadastru. (5) În cazul în care, într-un act de proprietate, un teren are consemnată o altă categorie de folosinţă decât situaţia reală, în registrul agricol se înscrie categoria de folosinţă care corespunde realităţii, pe baza declaraţiei depuse de persoana care are această obligaţie, potrivit prezentei ordonanţe. În mod similar se procedează şi în cazul în care, într-un act de proprietate, un teren este consemnat că figurează în intravilan/extravilan, iar acesta, potrivit planurilor urbanistice generale ori planurilor urbanistice zonale, este situat în extravilan/intravilan. (6) În cazul în care o clădire este în stare avansată de degradare ca urmare a unui dezastru natural, radierea din registrul agricol se face pe baza autorizaţiei de desfiinţare, emisă potrivit legii.





JURIDIC

Activități și operațiuni specifice


  • reprezintă Comuna Matca, Consiliul Local al comunei Matca, Primarul comunei Matca în faţa instanţelor judecătoreşti, a altor autorităţi ale administraţiei publice locale, a Parchetelor şi Notarilor, a altor organe şi organisme, precum şi a persoanelor fizice şi juridice, conform sferei proprii de atribuţii şi competenţe, abilitărilor şi cerinţelor imperative ale legislaţiei în vigoare;
  • întocmeşte şi redactează acţiunile, întâmpinările, acţiunile reconvenţionale, recursurile, cererile de revizuire, cererile de contestaţie în anulare în care este parte comuna Matca, Consiliul local al comunei Matca, Primarul comunei Matca sau Comisia locală de fond funciar Matca;
  • înregistrează şi pregăteşte cauzele în care Comuna Matca, Consiliul Local al comunei Matca sau primarul comunei Matca sunt parte, sens în care se asigură prezenţa la termenele de judecată;
  • aduce la cunoştinţă ordonatorului principal de credite, de îndată hotărârile judecătoreşti nefavorabile instituţiei, prin care au fost acordate despăgubiri, daune cominatorii sau cheltuieli de judecată şi va propune măsurile necesare pentru înlăturarea, diminuarea ori limitarea acestora
  • acordă răspunsuri în vederea soluţionării în termenul legal a corespondenţei repartizate spre rezolvare;
  • în aplicarea actelor normative în vigoare, redactează note sau circulare interne menite să expliciteze sensul anumitor acte normative sau să alinieze practica internă a instituţiei la exigenţele acestor acte normative;
  • asigură reactualizarea permanentă a legislaţiei în vigoare, implicit cunoaşterea şi aprofundarea acesteia;
  • urmăreşte executarea hotărârilor judecătoreşti rămase definitive în cauzele pe care le-a instrumentat;
  • acordă asistenţă juridică serviciilor de specialitate din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Matca;
  • verifică aspectele procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţii publice, a contractelor de concesiune de lucrări publice, a contractelor de concesiune terenuri, a contractelor de închiriere, a contractelor de comodat, de dare în administrare, asociere şi parteneriat public- privat;
  • face propuneri pentru conţinutul contractelor – cadru care urmează a fi supuse aprobării consiliului local;
  • verifică contractele în care Comuna Matca este parte şi le semnează, dacă este cazul;
  • colaborează la redactarea proiectelor de acte administrative;
  • exercită atribuţiile de consilier de etică în cadrul instituţiei;
  • responsabilă cu operarea în Registrul Electoral
  • arhivează documentele create în cadrul compartimentului;
  • exercită funcția de ofițer de stare civilă;
  • asistă în faţa notarului public persoanele vârstnice cu domiciliul în comuna Matca, care încheie acte juridice de înstrăinare, cu titlu oneros sau gratuit, a bunurilor ce le aparţin, în scopul întreţinerii şi îngrijirii acestora;
  • atribuţii în ceea ce priveşte aplicarea la nivelul comunei Matca a Legii nr.17/2014 privind unele măsuri de reglementare a vânzării-cumpărării terenurilor agricole situate în extravilan şi de modificare a Legii nr. 268/2001 privind privatizarea societăţilor comerciale ce deţin în administrare terenuri proprietate publică şi privată a statului cu destinaţie agricolă şi înfiinţarea Agenţiei Domeniilor Statului;
  • elaborează proceduri de sistem și acordă asistența în elaborarea procedurilor specifice pe activități, conform Ordinului 400/2015 pentru aprobarea Codului Controlului Intern, cu modificările și completările ulterioare
  • ține evidența procedurilor de sistem și a procedurilor operaționale
  • întocmește lista documentelor externe și o actualizează cu toate cerințele legale aplicabile instituției, identificate de către responsabilii de procese, și o pune la dispoziția aparatului de specialitate
  • îndeplineşte oricare alte atribuţii şi lucrări cu caracter juridic.





ASISTENȚĂ SOCIALĂ

Proiecte fonduri europene nerambursabile


Activitatea acestui compartiment urmărește, în general implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor cu finanțare internațională, al căror beneficiar este Comuna Matca, conform procedurilor stabilite pe baze contractuale. Personalul din cadrul acestui compartiment asigură managementul general, tehnic și financiar al proiectelor cu finanțare internațională, prin intermediul unor echipe de proiect a căror componență este aprobată odată cu semnarea contractului de finanțare nerambursabilă. Implementarea efectivă constă în coordonarea și realizarea activităților prevăzute și aprobate prin proiect, pornind de la pregătirea acțiunilor principale până la activitățile de tip orizontal (evaluare internă, promovare, diseminare). Personalul compartimentului colaborează cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Comunei Matca în vederea derulării procedurilor de achiziții publice de bunuri, servicii și lucrări din cadrul proiectelor, în special prin elaborarea caietelor de sarcini și prin asigurarea îndeplinirii condițiilor specifice contractelor de finanțare nerambursabilă în cazul achizițiilor.




Atribuții specifice


  • întocmirea rapoartelor de activități și a rapoartelor financiare intermediare și finale, însoțite de documentele justificative (contracte cu furnizorii, dosare de achiziții, facturi, ordine de plată, extrase de cont etc.)
  • controlul modului de îndeplinire a diverselor faze impuse de derularea proiectului, conform cerințelor finanțatorului, și urmărirea modului de derulare și încadrare în grafic a activităților prevăzute în proiect
  • întocmirea tuturor documentelor necesare realizării la timp a plăților și a altor operațiuni financiare din acest proiect conform cerințelor impuse de finanțator și conform alocărilor bugetare
  • evaluarea periodică a estimărilor privind fluxurile de numerar și fundamentarea prevederilor bugetare pentru proiectele cu finanțare internațională
  • respectarea prevederilor cu privire la costurile eligibile și neeligibile
  • monitorizarea permanentă a stadiului de execuție și încadrarea în termen a lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor sau de prestare a serviciilor
  • colaborarea permanentă cu Autoritatea de implementare/Organismul Intermediar în privința asistenței tehnice
  • participarea realizării construcțiilor în conformitate cu prevederile contractului, proiectului tehnic, caietelor de sarcini, precum și ale reglementărilor tehnice în vigoare
  • recepția cantitativă și calitativă a lucrărilor pe baza caietelor de sarcini și a documentațiilor
  • recepția bunurilor achiziționate în cadrul proiectelor
  • întocmirea caietelor de sarcini și termenilor de referință în cadrul documentațiilor de atribuire pentru achizițiile publice desfășurate în cadrul proiectelor
  • organizarea seminarelor, întâlnirilor și grupurilor de lucru necesare implementării proiectelor





REGISTRUL AGRICOL ȘI STARE CIVILĂ

Registrul agricol: activități și operațiuni specifice


  • completează şi ţine la zi datele din registrul agricol, atât pe suport de hârtie cât şi în format electronic;
  • eliberează adeverinţele din registrul agricol;
  • controlează veridicitatea declaraţiilor la registrul agricol;
  • înregistrează contracte de arendă în registrul special deschis pentru înregistrarea acestora şi le operează în registrul agricol;
  • întocmeşte centralizatoare referitoare la numărul gospodăriilor populaţiei, terenurilor din proprietate pe categorii de folosinţă, suprafeţele cultivate şi producţia obţinută, efectivele de animale (din speciile: bovine, porcine, ovine, cabaline) şi familiile de albine, mijloace de transport şi maşini agricole;
  • informează cetăţenii despre obligaţiile ce le revin cu privire la registrul agricol;
  • eliberează atestatele de producător agricol și certificatele de comercializare, pe baza cererii făcute de către producătorii agricoli și a chitanței;
  • exercită atribuţiile privind organizarea aplicării legii fondului funciar, rezultate din calitatea de membru al comisiei;
  • transmite anual Raportul statistic AGR 2A, AGR 2B şi R AGR către Direcţia Regională de Statistică Galați.
  • întocmeşte buletinele statistice de naştere, căsătorie, deces şi le comunică lunar la Direcţia Regională de Statistică Galați.
  • întocmeste, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de nastere, de căsătorie şi de deces şi eliberează certificate doveditoare;
  • înscrie menţiuni, în condiţiile legii, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre;
  • răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare;
  • eliberează extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă;
  • înaintează către Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă Informatizată a Persoanei a buletinelor de identitate şi a cărţilor de identitate ale celor decedaţi.
  • ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor, certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora.
  • atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate.
  • propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor şi îl comunică Serviciului public comunitar judetean de evidenţă a persoanelor Galați.
  • înaintează Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Galați, exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate file din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din exemplarul I.
  • primeşte cererile şi efectuează verificări cu privire la rectificarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate.
  • la solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, rectificarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii.
  • înregistrarea declaraţiilor de naştere, căsătorie, deces, a cererilor, precum şi a întregii corespondenţe se face într-un registru de intrare-ieşire distinct, care aparţine Compartimentului Registru agricol, Stare Civilă, numerotarea actelor făcându-se diferit de restul actelor din primărie.
  • duce la îndeplinire obligatiile privind comunicarea citaţiilor şi actelor de procedură, în condiţiile Codului de procedură civilă;
  • întocmeşte dosarul de divorţ pe cale administrativă şi eliberează certificatul de divorţ, potrivit Metodologiei nr. 2112516/2010 a MAI- Direcţia pentru evidenţa parsoanelor şi administrarea bazelor de date şi eliberează certificatul de divorţ;
  • analizează şi stabileşte valorea practică sau istorică a fiecărei unităţi arhivistice în parte, alături de ceilalţi membrii ai Comisiei de selecţionare a documentelor aparţinând compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Matca,
  • face parte din Comisia pentru probleme de apărare la nivelul comunei Matca;
  • arhivează documentele compartimentului.




Obligații cu privire la Registrul Agricol


Conform prevederilor art.14 din O.G. nr.82/2008 privind registrul agricol, cu modificările și completările ulterioare, persoanele fizice şi juridice sunt obligate să declare, în termenele prevăzute la art. 11, date corecte şi complete, în vederea înscrierii acestora în registrul agricol. Astfel, potrivit art.11 alin.(1) din actul normative anterior invocat, termenele la care persoanele fizice şi juridice au obligaţia să declare datele pentru înscrierea în registrul agricol sunt următoarele: a) între 5 ianuarie şi ultima zi lucrătoare a lunii februarie, pentru datele anuale privind membrii gospodăriei, terenul aflat în proprietate/folosinţă, clădirile şi mijloacele de transport cu tracţiune animală şi mecanică, maşinile, utilajele şi instalaţiile pentru agricultură şi silvicultură, efectivele de animale existente în gospodărie/unitatea cu personalitate juridică la începutul fiecărui an, precum şi modificările intervenite în cursul anului precedent în efectivele de animale pe care le deţin, ca urmare a vânzării-cumpărării, a produşilor obţinuţi, a morţii sau a sacrificării animalelor ori a altor intrări-ieşiri; b) între 1 şi ultima zi lucrătoare a lunii mai, pentru datele privind categoria de folosinţă a terenului, suprafeţele cultivate, numărul pomilor în anul agricol respectiv; c) persoanele fizice şi juridice au obligaţia să declare date, pentru a fi înscrise în registrul agricol, şi în afara termenelor prevăzute la lit. a) şi b), în termen de 30 de zile de la apariţia oricărei modificări. (2) În cazul în care persoanele fizice sau cele juridice nu fac declaraţiile la termenele prevăzute la alin. (1), se consideră că nu au intervenit niciun fel de modificări, fapt pentru care în registrul agricol se reportează din oficiu datele din anul precedent, cu menţiunea "report din oficiu" la rubrica "semnătura declarantului". (3) Modelele declaraţiilor privind înregistrarea/modificarea datelor în registrul agricol, precum şi a notelor de constatare întocmite de persoanele prevăzute la art. 9 alin. (1), cu prilejul verificărilor privind situaţia reală, se stabilesc prin normele tehnice privind modul de completare a registrului agricol. (4) Atât în cazul clădirilor, cât şi al terenurilor, dacă se constată diferenţe între suprafeţele înscrise în actele de proprietate şi situaţia reală rezultată din măsurătorile executate în condiţiile Legii nr. 7/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în registrele agricole se înscriu suprafeţele care corespund realităţii, dovedite prin lucrări tehnice de cadastru. (5) În cazul în care, într-un act de proprietate, un teren are consemnată o altă categorie de folosinţă decât situaţia reală, în registrul agricol se înscrie categoria de folosinţă care corespunde realităţii, pe baza declaraţiei depuse de persoana care are această obligaţie, potrivit prezentei ordonanţe. În mod similar se procedează şi în cazul în care, într-un act de proprietate, un teren este consemnat că figurează în intravilan/extravilan, iar acesta, potrivit planurilor urbanistice generale ori planurilor urbanistice zonale, este situat în extravilan/intravilan. (6) În cazul în care o clădire este în stare avansată de degradare ca urmare a unui dezastru natural, radierea din registrul agricol se face pe baza autorizaţiei de desfiinţare, emisă potrivit legii.





CADASTRU

Arhivă


Activități principale: • întocmește și ține la zi registrul general de intrare- ieșire al instituției;
• înregistrează corespondența primită prin fax, e-mail sau poștă și o înaintează către primar în vederea repartizării către compartimentele de specialitate și le predă salariaților pe bază de semnătură sau/și în format electronic prin intermediul programului de registratură electronică;
• expediază corespondența prin poștă, întocmește borderoul de predare primire și ține evidența confirmărilor de primire înapoiate;
• redactează lucrări de secretariat ale Consiliului local al Comunei Matca, Primar, Primărie;
• efectuează copii ale documentelor cu aparatul xerox;
• asigură preluarea apelurilor telefonice, a notelor telefonice și transmiterea întocmai a mesajelor recepționate;
• întocmește nomenclatorul arhivistic;
• răspunde de inventarierea, păstrarea şi evidenţa documentelor arhivate;
• verifică şi preia de la compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite;
• întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozit; asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă;
• cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
• pune la dispoziţie, pe bază de semnatură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
• organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale; menţine ordinea şi asigură curaţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii instituţiei dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace PSI, s.a.), informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
• pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
• pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, vederea predării la Arhivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale;
• la preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun;
• ţine evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă în registrul de evidenţă curentă;
• ordonează documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului şi le inventariază;




Bibliotecă


Activități și operațiuni specifice care se desfășoară la nivelul compartimentului sunt următoarele: • achiziţionează pentru completarea colecţiilor bibliotecii cu lucrări din producţia editorială curentă şi retrospectivă, prin achiziţii, donaţii, transfer, abonamente, sponsorizări şi alte surse;
• prelucrează colecţiile bibliotecii şi le organizează pe destinaţii: împrumut la domiciliu, sala de lectură, de referinţă, şi care fac parte din patrimoniul cultural naţional, dacă este cazul;
• organizează şi menţine actualitatea informaţională a cataloagelor bibliotecii: sistematic, alfabetic şi după caz, a celor tematice, de scriitori, de personalităţi locale, etc.
• întocmeşte periodic evidenţa globală şi individuală a publicaţiilor, prin completarea registrului de mişcare a fondului şi a registrului inventar şi statistica oficială anuală;
• realizează evidenţa zilnică a cititorilor, cărţilor difuzate şi a altor activităţi pe formulare tipizate;
• elaborează bibliografii tematice sau liste bibliografice la cerere sau din proprie iniţiativă pentru sprijinirea procesului de învăţământ, cercetare şi producţie;
• ia măsuri pentru integritatea fondului de publicaţii şi recuperarea valorică a lucrărilor distruse sau nerestituite de cititori;
• întocmeşte programe anuale de activitate care se aprobă de consiliul local şi se avizează de biblioteca judeţeană;
• răspunde de buna funcţionare a bibliotecii şi administrarea fondului de publicaţii, de realizarea obiectivelor înscrise în programele de activitate;
• participă la formele organizate în plan judeţean şi naţional de perfecţionare profesională şi de instruire;
• reprezintă biblioteca numai în limitele stabilite prin fişa postului, respectiv în relaţiile oficiale profesionale cu instituţii şi alte autorităţi publice, cu asociaţia profesională a bibliotecarilor cu alte orgabizaţii, cu cititorii şi cu alte persoane fizice şi juridice interesate în dezvoltarea serviciilor de lectură, studiu, informare, documentare, în dezvoltarea şi valorificarea colecţiilor bibliotecii;
• semnează şi după caz, ştampilează documentele oficiale pe care le întocmeşte în numele bibliotecii, în relaţiile cu cititorii şi cu alte instituţii;
• îndeplinește orice alte atribuții stabilite de către primar verbal, prin e-mail sau dispoziție.





PROIECTE FONDURI EUROPENE NERAMBURSABILE

Proiecte fonduri europene nerambursabile


Activitatea acestui compartiment urmărește, în general implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor cu finanțare internațională, al căror beneficiar este Comuna Matca, conform procedurilor stabilite pe baze contractuale. Personalul din cadrul acestui compartiment asigură managementul general, tehnic și financiar al proiectelor cu finanțare internațională, prin intermediul unor echipe de proiect a căror componență este aprobată odată cu semnarea contractului de finanțare nerambursabilă. Implementarea efectivă constă în coordonarea și realizarea activităților prevăzute și aprobate prin proiect, pornind de la pregătirea acțiunilor principale până la activitățile de tip orizontal (evaluare internă, promovare, diseminare). Personalul compartimentului colaborează cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Comunei Matca în vederea derulării procedurilor de achiziții publice de bunuri, servicii și lucrări din cadrul proiectelor, în special prin elaborarea caietelor de sarcini și prin asigurarea îndeplinirii condițiilor specifice contractelor de finanțare nerambursabilă în cazul achizițiilor.




Atribuții specifice


  • întocmirea rapoartelor de activități și a rapoartelor financiare intermediare și finale, însoțite de documentele justificative (contracte cu furnizorii, dosare de achiziții, facturi, ordine de plată, extrase de cont etc.)
  • controlul modului de îndeplinire a diverselor faze impuse de derularea proiectului, conform cerințelor finanțatorului, și urmărirea modului de derulare și încadrare în grafic a activităților prevăzute în proiect
  • întocmirea tuturor documentelor necesare realizării la timp a plăților și a altor operațiuni financiare din acest proiect conform cerințelor impuse de finanțator și conform alocărilor bugetare
  • evaluarea periodică a estimărilor privind fluxurile de numerar și fundamentarea prevederilor bugetare pentru proiectele cu finanțare internațională
  • respectarea prevederilor cu privire la costurile eligibile și neeligibile
  • monitorizarea permanentă a stadiului de execuție și încadrarea în termen a lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor sau de prestare a serviciilor
  • colaborarea permanentă cu Autoritatea de implementare/Organismul Intermediar în privința asistenței tehnice
  • participarea realizării construcțiilor în conformitate cu prevederile contractului, proiectului tehnic, caietelor de sarcini, precum și ale reglementărilor tehnice în vigoare
  • recepția cantitativă și calitativă a lucrărilor pe baza caietelor de sarcini și a documentațiilor
  • recepția bunurilor achiziționate în cadrul proiectelor
  • întocmirea caietelor de sarcini și termenilor de referință în cadrul documentațiilor de atribuire pentru achizițiile publice desfășurate în cadrul proiectelor
  • organizarea seminarelor, întâlnirilor și grupurilor de lucru necesare implementării proiectelor





ADMINISTRAREA DOMENIULUI PUBLIC ȘI PRIVAT

Proiecte fonduri europene nerambursabile


Activitatea acestui compartiment urmărește, în general implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor cu finanțare internațională, al căror beneficiar este Comuna Matca, conform procedurilor stabilite pe baze contractuale. Personalul din cadrul acestui compartiment asigură managementul general, tehnic și financiar al proiectelor cu finanțare internațională, prin intermediul unor echipe de proiect a căror componență este aprobată odată cu semnarea contractului de finanțare nerambursabilă. Implementarea efectivă constă în coordonarea și realizarea activităților prevăzute și aprobate prin proiect, pornind de la pregătirea acțiunilor principale până la activitățile de tip orizontal (evaluare internă, promovare, diseminare). Personalul compartimentului colaborează cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Comunei Matca în vederea derulării procedurilor de achiziții publice de bunuri, servicii și lucrări din cadrul proiectelor, în special prin elaborarea caietelor de sarcini și prin asigurarea îndeplinirii condițiilor specifice contractelor de finanțare nerambursabilă în cazul achizițiilor.




Atribuții specifice


  • întocmirea rapoartelor de activități și a rapoartelor financiare intermediare și finale, însoțite de documentele justificative (contracte cu furnizorii, dosare de achiziții, facturi, ordine de plată, extrase de cont etc.)
  • controlul modului de îndeplinire a diverselor faze impuse de derularea proiectului, conform cerințelor finanțatorului, și urmărirea modului de derulare și încadrare în grafic a activităților prevăzute în proiect
  • întocmirea tuturor documentelor necesare realizării la timp a plăților și a altor operațiuni financiare din acest proiect conform cerințelor impuse de finanțator și conform alocărilor bugetare
  • evaluarea periodică a estimărilor privind fluxurile de numerar și fundamentarea prevederilor bugetare pentru proiectele cu finanțare internațională
  • respectarea prevederilor cu privire la costurile eligibile și neeligibile
  • monitorizarea permanentă a stadiului de execuție și încadrarea în termen a lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor și serviciilor, comparative cu datele preconizate în grafic
  • întocmirea periodică a rapoartelor tehnice privind stadiile de execuție ale lucrărilor sau de prestare a serviciilor
  • colaborarea permanentă cu Autoritatea de implementare/Organismul Intermediar în privința asistenței tehnice
  • participarea realizării construcțiilor în conformitate cu prevederile contractului, proiectului tehnic, caietelor de sarcini, precum și ale reglementărilor tehnice în vigoare
  • recepția cantitativă și calitativă a lucrărilor pe baza caietelor de sarcini și a documentațiilor
  • recepția bunurilor achiziționate în cadrul proiectelor
  • întocmirea caietelor de sarcini și termenilor de referință în cadrul documentațiilor de atribuire pentru achizițiile publice desfășurate în cadrul proiectelor
  • organizarea seminarelor, întâlnirilor și grupurilor de lucru necesare implementării proiectelor





CONSILIERUL PRIMARULUI

Arhivă


Activități principale: • întocmește și ține la zi registrul general de intrare- ieșire al instituției;
• înregistrează corespondența primită prin fax, e-mail sau poștă și o înaintează către primar în vederea repartizării către compartimentele de specialitate și le predă salariaților pe bază de semnătură sau/și în format electronic prin intermediul programului de registratură electronică;
• expediază corespondența prin poștă, întocmește borderoul de predare primire și ține evidența confirmărilor de primire înapoiate;
• redactează lucrări de secretariat ale Consiliului local al Comunei Matca, Primar, Primărie;
• efectuează copii ale documentelor cu aparatul xerox;
• asigură preluarea apelurilor telefonice, a notelor telefonice și transmiterea întocmai a mesajelor recepționate;
• întocmește nomenclatorul arhivistic;
• răspunde de inventarierea, păstrarea şi evidenţa documentelor arhivate;
• verifică şi preia de la compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite;
• întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozit; asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă;
• cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
• pune la dispoziţie, pe bază de semnatură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
• organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale; menţine ordinea şi asigură curaţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii instituţiei dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace PSI, s.a.), informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
• pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
• pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, vederea predării la Arhivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale;
• la preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun;
• ţine evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă în registrul de evidenţă curentă;
• ordonează documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului şi le inventariază;




Bibliotecă


Activități și operațiuni specifice care se desfășoară la nivelul compartimentului sunt următoarele: • achiziţionează pentru completarea colecţiilor bibliotecii cu lucrări din producţia editorială curentă şi retrospectivă, prin achiziţii, donaţii, transfer, abonamente, sponsorizări şi alte surse;
• prelucrează colecţiile bibliotecii şi le organizează pe destinaţii: împrumut la domiciliu, sala de lectură, de referinţă, şi care fac parte din patrimoniul cultural naţional, dacă este cazul;
• organizează şi menţine actualitatea informaţională a cataloagelor bibliotecii: sistematic, alfabetic şi după caz, a celor tematice, de scriitori, de personalităţi locale, etc.
• întocmeşte periodic evidenţa globală şi individuală a publicaţiilor, prin completarea registrului de mişcare a fondului şi a registrului inventar şi statistica oficială anuală;
• realizează evidenţa zilnică a cititorilor, cărţilor difuzate şi a altor activităţi pe formulare tipizate;
• elaborează bibliografii tematice sau liste bibliografice la cerere sau din proprie iniţiativă pentru sprijinirea procesului de învăţământ, cercetare şi producţie;
• ia măsuri pentru integritatea fondului de publicaţii şi recuperarea valorică a lucrărilor distruse sau nerestituite de cititori;
• întocmeşte programe anuale de activitate care se aprobă de consiliul local şi se avizează de biblioteca judeţeană;
• răspunde de buna funcţionare a bibliotecii şi administrarea fondului de publicaţii, de realizarea obiectivelor înscrise în programele de activitate;
• participă la formele organizate în plan judeţean şi naţional de perfecţionare profesională şi de instruire;
• reprezintă biblioteca numai în limitele stabilite prin fişa postului, respectiv în relaţiile oficiale profesionale cu instituţii şi alte autorităţi publice, cu asociaţia profesională a bibliotecarilor cu alte orgabizaţii, cu cititorii şi cu alte persoane fizice şi juridice interesate în dezvoltarea serviciilor de lectură, studiu, informare, documentare, în dezvoltarea şi valorificarea colecţiilor bibliotecii;
• semnează şi după caz, ştampilează documentele oficiale pe care le întocmeşte în numele bibliotecii, în relaţiile cu cititorii şi cu alte instituţii;
• îndeplinește orice alte atribuții stabilite de către primar verbal, prin e-mail sau dispoziție.